La check list pour bien préparer votre déménagement d’entreprise

Besoin de vous agrandir, ou au contraire de réduire vos charges fixes ? Un déménagement est une étape-clé dans la vie d’une entreprise et doit être préparé avec soin pour être vécu positivement par vos collaborateurs et vos clients.

 

Trouver et réserver vos nouveaux locaux

De nombreux interlocuteurs sont à votre disposition pour vous aider à trouver les bureaux qui accueilleront bientôt votre activité. Vous pouvez notamment recourir aux services d’un conseil en immobilier d’entreprise telle que Knight Frank qui saura vous orienter dans la recherche de locaux et vous accompagner à chaque étape.

Pour effectuer un choix éclairé, ne vous concentrez pas uniquement sur le budget nécessaire et le montant prévisible des charges, mais intégrez dès maintenant d’autres facteurs comme la configuration générale de l’espace de travail, le niveau de sécurisation des accès ou encore l’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite.

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Communiquer auprès des salariés

L’annonce du déménagement doit être faite à l’ensemble de vos collaborateurs le plus tôt possible. Accorder davantage de temps pour préparer la migration de leur service réduira de façon significative le stress et les inquiétudes. En effet, un déménagement à souvent un impact sur la vie personnelle des collaborateurs nécessitant une réorganisation.

L’organisation d’une visite en groupe des futurs locaux peut s’avérer une excellente initiative, et créer une anticipation enthousiaste au sein de votre équipe.

 

Établir un calendrier et un cahier des charges précis

Le déménagement d’une entreprise entière est un événement complexe qui requiert une organisation optimale ! Il peut s’avérer judicieux de désigner au sein de l’entreprise un coordinateur en chef du déménagement qui, autour d’un groupe de travail, sera chargé de détailler et de lister l’intégralité des tâches à réaliser dans le domaine de la logistique, de l’humain, de l’informatique ou encore de l’administratif, en affectant à chaque item une date butoir.

Un calendrier présentant un déménagement échelonné permettra d’éviter les coupures d’activité de l’entreprise ou réduire au maximum l’interruption.

 

Comparer les devis

En vous basant sur les conclusions du groupe de travail, qui pourra notamment vous suggérer la date idéale pour le déménagement, vous pourrez élaborer un brief pour présenter le projet aux sociétés spécialisées que vous aurez présélectionnées.

N’hésitez pas à demander plusieurs devis. Votre choix portera non seulement sur la compétitivité des offres qui vous sont faites mais aussi sur la réputation du prestataire : n’hésitez pas à exiger ses références et à contacter d’anciennes entreprises clientes.

 

Soigner le paquetage et l’inventaire

Avant de procéder au paquetage – qui sera assuré le plus souvent par le déménageur – profitez de cette occasion idéale pour effectuer un véritable « nettoyage de printemps » et un grand tri au sein de votre matériel et de vos archives et ne garder que le nécessaire pour vos futurs locaux.

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Nouveau départ symbolique, le déménagement d’une entreprise peut être autant une source d’inquiétude que d’excitation chez les salariés. Il vous appartient donc de communiquer positivement sur cet événement majeur !