Le phénomène « Hot Desking », le bureau nomade : avantages et inconvénients

Aucun bureau attitré, un environnement de travail à réinventer chaque jour… Le bureau nomade, ou « hot-desking », bouscule assurément les codes établis dans l’entreprise, mais peut vous permettre d’optimiser de façon spectaculaire la gestion de votre surface immobilière.

Le bureau nomade : un concept émergent et audacieux

Le principe du bureau nomade, comme son nom l’indique, consiste à n’attribuer aucun bureau de façon nominative au sein de l’entreprise. Chaque collaborateur, au début de sa journée de travail, s’installe sur un poste de façon aléatoire et en fonction des disponibilités, avant de l’abandonner le soir venu. La pratique suscite notamment un intérêt croissant dans certaines starts-up outre-Atlantique et de façon plus confidentielle en France.

Le hot-desking, tout comme le télétravail, doit clairement son émergence à l’essor des nouvelles technologies. La numérisation des documents de travail, le cloud computing ou encore les agendas dématérialisés impliquent un lien physique de plus en plus ténu entre l’employé et son poste de travail, tout comme la généralisation des smartphones a rendu plus poreuse la frontière temporelle entre le monde du travail et la vie privée.

 

 

Un gain de flexibilité, d’efficience… et d’argent

L’instauration d’une politique officielle de hot-desking aura un attrait tout particulier pour les entreprises dont les employés sont déjà les plus mobiles. Avec une forte proportion de collaborateurs en déplacement à l’extérieur ou travaillant ponctuellement depuis leur domicile, la mise à disposition permanente d’un bureau pour chaque salarié peut en effet rapidement apparaître au chef d’entreprise comme une charge dispendieuse.

Le bureau nomade, dans une telle situation, est la solution la plus rationnelle d’un point de vue économique et vous évite de financer à perte des bureaux laissés vides la plupart du temps. L’argent économisé pourra utilement être dépensé au profit d’une nouvelle infrastructure technologique plus favorable au nomadisme (plate-forme de réservation sur l’intranet, flotte d’ordinateurs portables et de smartphones…).

Dans les grandes entreprises, le hot-desking tend aussi à favoriser les contacts entre des salariés opérant dans des services habituellement éloignés les uns des autres, et peut donc améliorer la cohésion générale de l’équipe bien plus que ne le ferait la traditionnelle conversation devant la machine à café.

Hot-desking : des limites à prendre en compte

La mise en place du hot-desking contraint évidemment les salariés à sortir de leur zone de confort et peut donc être une source de mécontentement, voire de souffrance au travail. Il est important d’envisager cette évolution des méthodes de travail en concertation avec les principaux intéressés, et au besoin d’examiner avec eux les aménagements possibles. L’impossibilité de personnaliser l’espace de travail avec des photographies personnelles, par exemple, peut représenter un sérieux facteur de démotivation pour une proportion importante du personnel.

Mis en œuvre sans précaution, le hot-desking peut également entraîner des aléas sur le plan de l’hygiène et de la sécurité (utilisation commune des téléphones, des claviers…). Il se révèlera enfin inadapté si votre structure repose sur une organisation pyramidale et hiérarchique, qui impose à chaque maillon de la chaîne de préserver un certain statut.

 

part-time-telecommuting-and-hot-desking

 

Innovant et volontiers disruptif, le bureau nomade présente un intérêt incontestable pour rationaliser l’occupation des locaux professionnels, mais ne conviendra pas nécessairement à toutes les entreprises et à tous les locaux !

Crédits photo : web.esna.com – inc.com – businessinsider.com